Чат-боты как элемент системы управления организацией
Современный бизнес активно переводит коммуникации практически во всех сферах в онлайн-режим, автоматизируется все больше процессов. Компании делегируют программам техподдержку, общение с клиентами, рекламу и продажи. Прогресс не мог не коснуться и внутреннего менеджмента. В статье обсудим, насколько эффективны чатботы как элемент системы управления организацией.
Боты для управления организацией: зачем нужны, преимущества
В рамках предприятия отделы маркетинга, снабжения и продаж всегда взаимодействуют между собой. Кроме того, у сотрудников периодически возникают вопросы к бухгалтерии, к службам IT, АХО и HR. Это отнимает время, которое могло бы быть потрачено на выполнение человеком своих прямых обязанностей.
Конечно, беготня персонала из кабинета в кабинет – это вчерашний день. Серьезные компании давно перевели внутренний обмен данными и запросами в мессенджеры, чаты или корпоративную почту. Часто на каждый отдел заводится один общий телефон для рабочего общения. Но в этих методах есть свои недостатки:
- запросы и ответы поступают по разным каналам связи (звонки, переписка в мессенджерах, электронная почта, живое обращение);
- отсутствует централизация данных.
Без централизации все внутрикорпоративные коммуникации происходят обособленно и независимо. Обращения и директивы не регистрируются и не отслеживаются, а значит, не контролируется их обработка и конечный результат. Итог – важная информация, запрос или распоряжение могут затеряться в переписке, остаться без ответа и реализации. Снижается результативность работы.
Внедрение чатбота во внутреннее управление позволяет не только ускорить и качественно улучшить выполнение задач на всех уровнях, но и объединить все компоненты коммуникаций, сделав их единой контролируемой системой.
Хороший единый инструмент для автоматизации рабочего общения и обмена данными внутри фирмы дает ряд преимуществ:
- Разграничение ответственности. Пользователь видит и знает, кто из сотрудников ответственен за решение его вопроса, отслеживает действия.
- Прозрачность процесса обработки заявок. Есть четкая хронология обращений, их статус (в работе, закрыто или просрочено). Сотрудники по реестру определяют, какие задачи в приоритете для выполнения по срокам.
- Контроль и регулирование деятельности. Все действия персонала фиксируются чатботом, формируются отчеты по итогам. Руководитель получает полную картину состояния дел в реальном времени и может своевременно среагировать, принять эффективное решение.
Централизация и автоматизация движения информации помогают управлять качеством взаимодействий внутри предприятия. Открытость процессов и отчеты от чатбота позволяют получать статистику, анализировать качество корпоративных коммуникаций. Анализ позволяет выявлять недоработки, улучшать работу внутренних сервисов.
Боты для управления организацией: зачем нужны, преимущества
Какие процессы внутри компании поможет оптимизировать чат-бот
Подключив чатбот к рабочему мессенджеру, можно замкнуть на него целый ряд процедур, не требующих обязательного живого участия персонала.
Обработка входящих обращений
Чатботы качественнее обычной CRM-системы обрабатывают заявки клиентов. Они не просто распределяют клиентские запросы по менеджерам, а оптимизируют процедуру. Так, бот может задать уточняющие вопросы, чтобы клиент более точно сформулировал потребность, рассказать об акциях и спецпредложениях, удерживая внимание пользователя до подключения оператора. Функциональные роботы способны выполнять часть операций при оформлении покупки, подключая менеджера только для задач вне своего потенциала.
Отчеты
Предположим, директору немедленно понадобился стат-отчет по результатам рассылки в телеграм за прошлый месяц или по заказам какого-то продукта с сайта. У работника это займет не один час. А теперь умножьте примерное количество спонтанных заданий в год на 2-3 часа или даже на час. Вы удивитесь, какую экономию рабочего ресурса (равно денег) приносит хороший функциональный чат-бот.
Органайзер
Единый робот-органайзер для фирмы – полезная программа, которая будет сообщать каждому о предстоящих мероприятиях, напоминать о запланированных звонках и бизнес-встречах. Даже директору секретарь будет не нужен, разве что ради имиджа.
Обучение и онбординг
Можно разработать интерактивное приложение для получения новых знаний и повышения квалификации персонала. Образовательные чатботы способны не только давать информацию, но и проводить тестирование. Боту такого типа можно делегировать онбординг новых работников. Он сам научит их выполнять текущие обязанности и ответит на все стандартные вопросы, никого не отвлекая от работы.
Какие процессы внутри компании поможет оптимизировать чат-бот
Консультирование
И новички, и даже опытные работники могу столкнуться со сложностью при обработке клиентских обращений. В таких ситуациях рационально не бежать за помощью к коллеге (начальству), а использовать чат-бота, в которого при настройке заложены решения для самых сложных ситуаций. Суфлер-профессионал под рукой!
Офисный быт
Робот может выполнять мелкие задачи, на которые тоже, несмотря на простоту, затрачивается время. Интегрировав чатбот к серверу печати, можно будет удаленно распечатать файл со своего телефона, если вы не в офисе, а документ нужен срочно. Забронируйте переговорную комнату через приложение – и не будет накладок с коллегами.
Программы ускоряют заказ обеда или такси для деловых поездок, отслеживают почту. А еще боты могут сами регулировать температуру в офисе и даже подыщут вакантное местечко на парковке!
Бумажная волокита
Чат бот поможет с подачей заявления на отпуск и оповещением других отделов о предстоящем отсутствии такого-то сотрудника в такой-то период. Также с помощью бота можно:
- запросить данные о доходах и сканы трудовой (для заявки на кредитование или оформления пособия);
- предоставить обоснование отсутствия (больничный лист либо документ с места учебы).
Функции HR
Конечно, профессионального менеджера по кадрам приложение не заменит, но оно способно существенно разгрузить его от рутины. Например, боту доверяют проведение предварительного опроса кандидатов, отправку им тестовых заданий и прием результатов. Так специалист не тратит время на бесперспективные интервью с заведомо неподходящими для должности претендентами. Собеседования с подходящими, кстати, приложение тоже само назначит.
Единый корпоративный чатбот – это многофункциональный и умный инструмент. Он поможет вам выстроить эффективный менеджмент, оптимизировать и улучшить все горизонтальные и вертикальные связи в организации. Чтобы вывести систему управления компанией на новый уровень, воспользуйтесь конструктором Watbot. С его помощью создаются самые продвинутые IT-решения для бизнеса!
